透過 Make.com 自動化：設定 Gmail 接收郵件觸發 Webhook 的完整指南

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透過 Make.com 自動化：設定 Gmail 接收郵件觸發 Webhook 的完整指南

在現今快速變化的數位環境中，自動化工作流程是提升效率和減少人為錯誤的關鍵。許多企業和個人依賴電子郵件進行溝通，特別是 Gmail。想像一下，當您收到一封特定的 Gmail 郵件時，能夠自動觸發一系列後續動作，例如更新 CRM 系統、發送通知或啟動其他應用程式。這正是 Make.com（前身為 Integromat）這款強大的無程式碼自動化平台可以實現的目標。

本篇詳細指南將引導您逐步設定一個 Make.com 的自動化流程（Scenario），使其能夠監控您的 Gmail 帳戶，並在收到符合條件的電子郵件時，觸發一個指定的 Webhook，從而將資訊傳遞給其他系統或觸發更複雜的操作。我們將深入探討每個步驟，確保您能成功建立此高效的自動化橋樑。

事前準備：開始設定前的基礎

在我們開始建構 Make.com 的自動化流程之前，請確保您已具備以下條件：

  1. 有效的 Gmail 帳戶：您需要一個可以接收郵件並授權 Make.com 存取的 Gmail 或 Google Workspace 帳戶。
  2. Make.com 帳戶：您需要註冊一個 Make.com 帳戶。他們提供免費方案，足以應付許多基本的自動化需求，當然也有提供更進階功能的付費方案。
  3. 目標 Webhook URL：您需要知道要觸發的 Webhook 的確切 URL。這個 URL 通常由您想要接收資料的第三方服務或您自己開發的應用程式提供。

步驟一：在 Make.com 建立新的自動化流程 (Scenario)

首先，登入您的 Make.com 帳戶。

  1. 點擊儀表板右上角的「+ Create a new scenario」按鈕。
  2. 您會進入一個空白的畫布，這是您建構自動化流程的工作區。
  3. 點擊畫面中央的巨大紫色「+」按鈕，開始新增您的第一個模組（Module）。

步驟二：設定 Gmail 觸發器 (Trigger)

我們的流程始於 Gmail 收到郵件，因此第一個模組將是 Gmail 模組。

  1. 在搜尋框中輸入「Gmail」，然後從列表中選擇 Gmail 應用程式。
  2. 接著，您需要選擇一個觸發器 (Trigger)。在此案例中，最常用的觸發器是「Watch emails」。選擇此觸發器。
  3. 建立連線 (Connection)：
    • 如果這是您第一次在 Make.com 中使用 Gmail，您需要點擊「Add」按鈕來建立一個新的連線。
    • 為您的連線命名（例如，「我的主要 Gmail」）。
    • 點擊「Continue」，系統會將您重新導向到 Google 登入頁面。
    • 選擇您想要監控的 Gmail 帳戶，並授權 Make.com 存取您的 Gmail 資料。請仔細閱讀權限要求，確認無誤後再行同意。 Make.com 需要權限來讀取您的郵件內容，以便觸發流程。
  4. 設定觸發器細節：
    • Folder：選擇您想要監控的郵件資料夾。通常是「收件匣 (Inbox)」，但您也可以選擇其他自訂資料夾。
    • Criteria：這是關鍵的篩選步驟。您可以在此設定只針對符合特定條件的郵件觸發流程。例如：
      • 寄件者 (From)：只處理來自特定電郵地址的郵件。
      • 主旨 (Subject)：只處理主旨包含特定關鍵字的郵件（例如，「新訂單」、「重要通知」）。
      • 收件者 (To)：如果您有多個別名指向同一個收件匣，可用此篩選。
      • 是否有附件 (Has attachments)：只處理包含附件的郵件。
      • 標籤 (Label)：只處理帶有特定 Gmail 標籤的郵件。
      • 進階搜尋條件：您可以使用類似 Gmail 搜尋運算子的語法進行更複雜的篩選 (例如 from:user@example.com subject:(urgent OR important) )。 強烈建議您設定明確的篩選條件，以避免不相關的郵件觸發流程，從而節省 Make.com 的操作次數 (Operations)。
    • Mark email(s) as read when fetched：選擇是否要在 Make.com 成功讀取郵件後，將其在 Gmail 中標示為已讀。這有助於您區分哪些郵件已被自動化流程處理。建議勾選「Yes」。
    • Maximum number of results：設定每次執行時，Make.com 最多處理多少封符合條件的郵件。根據您的郵件量和需求調整此數值。
  5. 選擇從何處開始處理：
    • 您可以選擇從現在開始處理 (From now on)、處理特定日期之後的郵件 (After a specific date)、處理所有郵件 (All emails) 或手動選擇 (Select the first email)。對於新的自動化流程，通常選擇「From now on」。
  6. 完成設定後，點擊「OK」。

步驟三：設定 Webhook 動作 (Action)

現在，當 Gmail 模組成功觸發後，我們需要將資訊發送到指定的 Webhook URL。

  1. 將滑鼠移到 Gmail 模組右側，會出現一個小的「+ Add another module」按鈕，點擊它。
  2. 在搜尋框中輸入「Webhook」，然後選擇 Webhooks 應用程式。
  3. 接著，選擇一個動作 (Action)。在此情境下，我們通常使用「Custom webhook」。這個動作允許您向任何 URL 發送 HTTP 請求。
  4. 建立連線 (Connection)：
    • 與 Gmail 不同，Webhook 通常不需要預先建立標準連線。但您需要設定 Webhook 的詳細資訊。點擊「Add」按鈕（如果有的話，或者直接進入設定畫面）。
    • 為此 Webhook 步驟命名，方便識別（例如，「發送到我的 CRM Webhook」）。
  5. 設定 Webhook 細節：
    • URL：在此欄位中貼上您要觸發的目標 Webhook URL。這是最重要的一步，請確保 URL 完全正確。
    • Method：選擇您的 Webhook 期望的 HTTP 方法。最常見的是 POST（用於發送數據）或 GET。請根據您的 Webhook 提供者的要求進行選擇。通常，如果您需要傳送郵件中的資料，會使用 POST。
    • Headers：如果您的 Webhook 需要特定的 HTTP 標頭（例如，用於驗證的 Authorization 標頭或指定內容類型的 Content-Type 標頭），請點擊「Add header」並逐一輸入名稱 (Name) 和值 (Value)。
    • Query String：如果您的 Webhook 透過 URL 的查詢參數接收資料（通常在 GET 請求中使用），請點擊「Add parameter」並輸入參數的名稱 (Name) 和值 (Value)。您可以映射 (Map) 來自 Gmail 觸發器的資料到這些值中。例如，您可以將郵件主旨作為一個查詢參數傳遞。
    • Body Type：選擇請求主體的格式。常見選項包括：
      • Application/x-www-form-urlencoded：標準的網頁表單提交格式。
      • Multipart/form-data：用於上傳檔案或混合數據。
      • Raw：允許您發送自訂格式的內容，例如 JSON、XML 或純文本。 JSON (Application/json) 是現代 Webhook 最常用的格式。
    • Fields / Request content：根據您選擇的 Body Type，設定要發送的數據。
      • 如果選擇 JSON (Application/json)，您可以在「Request content」欄位中建構 JSON 物件。關鍵在於映射 Gmail 資料：點擊欄位，您會看到右側彈出一個面板，列出了來自先前 Gmail 模組的所有可用數據點（例如，1. Subject 代表郵件主旨，1. Text content 代表郵件內文，1. Sender 代表寄件者資訊等）。點擊這些數據點，它們就會被插入到您的 JSON 結構中。
      • 範例 JSON 結構：
        {
  "subject": "{{1.subject}}",
  "sender_email": "{{1.sender.emailAddress}}",
  "sender_name": "{{1.sender.name}}",
  "received_date": "{{1.date}}",
  "email_body": "{{1.textContent}}"
}
      • 如果選擇 Application/x-www-form-urlencoded，則點擊「Add item」來新增鍵值對 (Key-Value pairs)，同樣可以從 Gmail 模組映射數據。
    • Parse response：勾選此項會讓 Make.com 自動嘗試解析 Webhook 返回的響應內容（例如 JSON 或 XML），以便在後續步驟中使用。
    • Request compression：通常保持預設。
    • Share cookies with other HTTP modules：除非有特定需求，否則保持預設。
    • Follow redirect：通常保持勾選。
    • Disable serialization of multiple same query string keys as arrays：除非您的 Webhook 有特殊要求，否則保持預設。
    • Self-signed certificates：僅在連接到使用自簽名 SSL 證書的內部服務時勾選。
    • Evaluate response field types：通常保持預設。
    • Timeout：設定等待 Webhook 響應的最長時間。
  6. 仔細檢查所有設定，特別是 URL、Method 和映射的數據是否正確。完成後點擊「OK」。

步驟四：測試您的自動化流程

在正式啟用之前，測試是必不可少的環節。

  1. 測試 Gmail 觸發器：
    • 點擊流程編輯器左下角的「Run once」按鈕。
    • Make.com 現在會開始監控您的 Gmail 帳戶。
    • 發送一封符合您在 Gmail 模組中設定的篩選條件的測試郵件到您的 Gmail 帳戶。
    • 觀察 Make.com 的流程編輯器。如果設定正確，Gmail 模組上方會出現一個數字「1」的氣泡，表示它成功捕獲了一封郵件。點擊氣泡可以查看捕獲到的數據詳情。
  2. 測試 Webhook 動作：
    • 如果 Gmail 模組成功觸發，流程會自動執行到 Webhook 模組。
    • 觀察 Webhook 模組上方的氣泡。如果成功，同樣會顯示數字「1」。點擊氣泡，選擇「Request」查看 Make.com 發送的數據，選擇「Response」查看 Webhook 返回的狀態碼和內容。
    • 同時，檢查您的目標 Webhook 接收端，確認是否收到了預期的數據，並且格式正確。
  3. 除錯：如果在測試過程中遇到問題（例如，模組出現紅色錯誤圖標），點擊檢查圖標 (Inspector) 查看錯誤訊息。常見問題包括：
    • Gmail 篩選條件設定錯誤，導致未觸發。
    • Webhook URL 不正確或無法訪問。
    • Webhook 驗證失敗（例如，缺少必要的 Headers）。
    • 發送的數據格式 (Body Type/Request content) 不符合 Webhook 的要求。
    • 數據映射錯誤。
    • 仔細檢查每個模組的設定，並根據錯誤訊息進行調整，然後再次點擊「Run once」測試。

步驟五：排程與啟用流程

當您確認流程按預期工作後，就可以啟用它了。

  1. 排程設定 (Scheduling)：
    • 點擊流程編輯器左下角的時鐘圖標（位於 Gmail 模組下方）。
    • 設定流程的執行頻率。您可以選擇：
      • Immediately：當 Gmail 模組檢測到新郵件時立即執行（這是最即時的選項，但會消耗更多操作次數）。
      • At regular intervals：設定固定的時間間隔（例如，每 15 分鐘、每小時）檢查一次新郵件。這是常用且較節省資源的方式。
      • Every day / Days of the week / Days of the month / Specified dates：根據您的特定需求設定執行時間。
    • 選擇適合您需求的排程方式，然後點擊「OK」。
  2. 儲存流程：點擊編輯器底部的磁碟圖標「Save」按鈕。
  3. 啟用流程：將編輯器左下角的 OFF/ON 開關切換到「ON」狀態。

現在，您的 Make.com 自動化流程已經正式啟用。它將根據您設定的排程，自動檢查您的 Gmail 收件匣，一旦發現符合條件的新郵件，就會觸發指定的 Webhook。

進階技巧與應用場景

  • 更精確的郵件過濾：結合 Gmail 模組的篩選器 (Filter) 功能，在 Gmail 模組和 Webhook 模組之間添加過濾器，根據郵件內文、附件名稱等更複雜的條件決定是否執行 Webhook。
  • 數據解析與轉換：如果郵件內文包含結構化數據（例如 JSON 或特定格式的文本），您可以在 Webhook 之前添加「Parse JSON」、「Match Pattern (Regex)」或「Text parser」等模組來提取特定資訊，再傳遞給 Webhook。
  • 條件路徑 (Router)：如果您希望根據不同的郵件內容觸發不同的 Webhook 或執行不同的動作，可以在 Gmail 模組後添加一個「Router」模組，創建多個分支路徑。
  • 錯誤處理：為 Webhook 模組添加錯誤處理路由 (Error Handler)，例如，如果 Webhook 調用失敗，可以設定發送一封通知郵件給管理員，或將失敗的數據記錄到 Google Sheets。

常見應用場景：

  • 銷售線索自動化：當收到來自網站聯繫表單的郵件時，自動將寄件者資訊和郵件內容發送到 CRM 系統（如 Salesforce, HubSpot）的 Webhook，創建新的潛在客戶。
  • 專案管理整合：收到特定專案相關的郵件時，自動在專案管理工具（如 Asana, Trello）中創建一個新任務。
  • 即時通知：收到標示為「緊急」或來自特定重要客戶的郵件時，立即透過 Webhook 將通知發送到團隊的 Slack 或 Discord 頻道。
  • 數據同步：將郵件中的訂單資訊或用戶反饋，透過 Webhook 發送到您的內部數據庫或分析平台。

總結：釋放自動化的力量

透過結合 Gmail 和 Make.com 的 Webhook 功能，我們能夠建立一個強大且靈活的自動化工作流程。這不僅能節省您處理重複性郵件任務的時間，更能確保資訊即時、準確地傳遞到需要的系統中，從而顯著提升個人和團隊的生產力。遵循本指南的步驟，您將能夠輕鬆設定並客製化屬於您自己的 Gmail 到 Webhook 自動化流程。

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