台灣公司購買國外軟體可以請會計提交支出嗎並扣稅嗎

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我們是台灣公司，若線上購買國外軟體可以請會計提交支出嗎？並無台灣統一發票，是否有相關解決方案？

企業線上購買國外軟體時，若無法取得台灣統一發票，仍可進行費用報帳，但需根據軟體性質及相關稅務規定妥善處理。以下為詳細解決方案：

軟體性質與稅務處理

  1. 標準化軟體：
    • 若購買的是標準化軟體（如 Adobe、Office 套裝軟體），其銷售收入按一般國際貿易認定，非屬中華民國來源所得，因此無需進行扣繳申報。
    • 企業可憑國外供應商提供的收據或 Invoice 作為報帳憑證。
  2. 客製化軟體：
    • 若購買的是客製化修改的軟體，該支付金額屬於中華民國來源所得，需按給付額扣繳 20% 稅款並進行扣繳申報。
    • 建議企業在支付前檢視合約內容，確認付款性質是否涉及著作權授權或技術服務報酬，以避免後續稅務爭議。

無統一發票的報帳方式

  • 台灣稅法對於國外交易並不要求提供載有統編的發票或收據。企業可使用以下文件作為合法憑證：
    • 國外供應商提供的 Invoice 或收據。
    • 付款憑證（如信用卡刷卡紀錄或銀行匯款單）。
    • 若涉及扣繳稅款，可附上扣繳申報資料。

數位工具協助管理

  • 使用雲端報銷系統（如 COMMEET）可簡化報銷流程：
    • 支援電子發票、PDF 發票及國外收據上傳。
    • 自動生成報銷單並進行線上簽核，提升效率。

建議與注意事項

  1. 稅務合規：若支付金額涉及中華民國來源所得（如客製化軟體），務必依法辦理扣繳申報，以免遭補稅及罰款。
  2. 合同審查：建議在購買前仔細檢視合同條款，確定付款性質是否屬於商品銷售或權利金支付。
  3. 專業協助：如有疑問，可尋求會計師或稅務專業人士協助，以確保符合稅法規定。

透過以上方式，即使無法取得台灣統一發票，企業仍可合法認列費用並完成報帳。

企業可憑國外供應商提供的收據或 Invoice 作為報帳憑證嗎？

企業在報帳時可以憑國外供應商提供的收據或 Invoice 作為合法憑證，但需符合以下條件：

  1. 憑證合法性：
    • 國外供應商提供的 Invoice 是國際貿易中常見的交易憑證，可以作為報帳的基礎文件。
    • 此憑證需包含完整的交易資訊，例如供應商名稱、交易金額、商品或服務內容等，並且需與實際支付金額相符。
  2. 稅務申報要求：
    • 若涉及進口貨物，還需附上海關完稅單據、報關提貨費用單據或其他相關文件，以符合稅法規定。
    • 若未辦理結匯，則需提供銀行匯付或轉付的證明文件。
  3. 報帳用途：
    • 若公司申報在海外產生的收入，國稅局會認可因支付海外廠商取得的 Invoice 作為成本費用，以抵減營所稅。
    • 若公司無海外收入申報，該 Invoice 可能不被認可用於減免營所稅，但仍可作為內部成本認列憑證。

因此，企業可使用國外供應商提供的 Invoice 作為報帳憑證，但需確保憑證內容完整且符合台灣稅務規範。若有疑問，建議諮詢專業會計或稅務人員以避免潛在問題。

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若是saas軟體或是雲端主機租用的費用呢

若企業支付 SaaS 軟體或雲端主機租用的費用，報帳及稅務處理需依據台灣相關規定進行。以下為詳細說明：

稅務處理

  1. SaaS 軟體（Software as a Service）：
    • SaaS 通常被視為電子服務，屬於「非標準化軟體」的範疇，其收入性質被認定為電子服務收入。
    • 若供應商為境外公司且無固定營業場所，需繳納 5% 的增值稅（VAT），並可能涉及 20% 的所得稅扣繳。
    • 境外供應商若年銷售額超過新台幣 480,000 元，需在台灣進行 VAT 登記並申報。
  2. 雲端主機租用：
    • 雲端主機租用通常被視為服務提供，而非租賃行為。
    • 境外供應商提供此類服務可能需繳納增值稅，並根據服務性質判定是否需扣繳所得稅。

報帳憑證

企業可憑以下文件進行報帳：

  • 境外供應商提供的 Invoice 或收據，需包含完整交易資訊（如供應商名稱、金額、服務內容）。
  • 付款憑證（如信用卡刷卡紀錄或銀行匯款單）。

若涉及扣繳稅款，還需附上扣繳申報資料，以符合台灣稅法規定。

注意事項

  1. 稅務合規：
    • 若支付 SaaS 或雲端主機費用涉及中華民國來源所得，企業需依法辦理扣繳申報。
    • 建議確認供應商是否已完成台灣 VAT 登記，以確保交易合法性。
  2. 合同審查：
    • 確認合同條款中有無提及客製化服務或授權使用費，以判定是否需扣繳所得稅。
  3. 專業協助：
    • 如有疑問，可諮詢會計師或稅務專業人士，以避免潛在的稅務風險。

透過上述方式，即使支付 SaaS 或雲端主機租用費用，企業仍可合法進行報帳並符合台灣稅務要求。

雲端主機租用費用是否需要扣繳稅

雲端主機租用費用是否需要扣繳稅，取決於交易性質及是否符合中華民國來源所得的認定。以下為詳細解釋：

扣繳稅的適用情況

  1. 中華民國來源所得：
    • 根據所得稅法第八條，若境外公司提供的雲端主機租用服務被認定為中華民國來源所得（例如透過網路提供即時性、連續性的電子勞務），則支付方有扣繳義務。
    • 扣繳稅率一般為 20%，但若服務性質屬於技術服務或電子勞務，可能適用不同的扣繳稅率（如 3% 或其他減免方式）。
  2. 服務性質判定：
    • 若雲端主機租用僅涉及一般服務（如虛擬主機或加值服務），通常被視為電子勞務收入，需扣繳所得稅。
    • 若供應商位於與台灣簽訂稅務協議的國家，可依協議判斷是否享有稅務減免或免稅待遇。

扣繳義務人的責任

  • 扣繳義務人在支付費用時需依規定扣除應納稅款，並向國稅局申報。未依規定扣繳可能面臨補稅及罰款風險。

增值稅考量

  • 境外供應商若未在台灣設立固定營業場所，其提供的雲端主機租用服務可能還需由買方依營業稅法第36條規定報繳 5% 的營業稅。

建議

  1. 確認合同內容：
    • 確認付款性質是否涉及權利金或技術服務，以正確判定扣繳稅率。
  2. 專業諮詢：
    • 建議尋求會計師或稅務專業人士協助，以確保符合台灣稅法規定並降低風險。
  3. 申報合規：
    • 按時完成扣繳申報及相關營業稅報繳，避免遭受裁罰。

因此，雲端主機租用費用通常需要扣繳所得稅，具體適用情況需根據服務性質及來源所得判定。

我的意思是我們購買的saas軟體在台灣境內並沒有開立正式的發票，若單純為invoice是否可讓會計師提報為支出發票？

在台灣，企業購買境外 SaaS 軟體時，若僅有供應商提供的 Invoice（發票或收據）而無台灣統一發票，仍可作為會計報帳的憑證，但需符合相關規範並注意稅務處理：

Invoice 是否可作為報帳憑證

  1. 合法性：
    • 境外供應商提供的 Invoice 可作為報帳憑證，但需包含完整的交易資訊，例如：
      • 供應商名稱與聯繫方式
      • 商品或服務名稱
      • 金額與付款日期
    • 此類文件可用於內部成本認列和稅務申報。
  2. 稅務處理：
    • 若供應商未在台灣開立統一發票，需確認該境外供應商是否已完成台灣增值稅（VAT）登記。根據規定，境外電子服務供應商若年銷售額超過新台幣 480,000 元，需註冊並申報 5% 的增值稅。
    • 若供應商未完成登記，企業可能需自行依營業稅法第 36 條規定申報並繳納 5% 的營業稅。
  3. 扣繳所得稅：
    • 若支付的 SaaS 費用被認定為中華民國來源所得（如涉及技術服務或授權使用費），企業需依法扣繳 20% 的所得稅，並向國稅局申報。

如何處理無統一發票的情況

  • 內部認列成本：
    • 使用 Invoice 作為內部成本認列憑證，並附上付款證明（如信用卡帳單或銀行匯款單）。
  • 補充文件：
    • 若涉及扣繳稅款，可附上扣繳申報資料，以確保合規。
  • 專業協助：
    • 建議尋求會計師或稅務專家的協助，確保符合台灣稅務要求。

建議

  1. 確認供應商是否已在台灣進行 VAT 登記並開立雲端統一發票（Cloud Uniform Invoice）。若有，則可直接使用該發票作為正式憑證。
  2. 若無法取得統一發票，可使用供應商提供的 Invoice 和相關付款證明作為替代憑證，但需確保內容完整且符合交易真實性。
  3. 按時完成相關稅務申報（如增值稅及所得稅扣繳），避免罰款或補稅風險。

總結來說，境外 SaaS 軟體的 Invoice 可用於會計提報支出，但需妥善處理相關稅務義務以符合法規。